Заказать звонок Заказать звонок   Купить СПС Купить СПС Горячая линия Горячая линия   личный кабинет личный кабинет
06 февраля 2020 Опубликовано в Новости КонсультантПлюс

Электронные трудовые книжки: инструкция по применению

С 2020 г. введен электронный формат трудовых книжек. Перевести сотрудника на электронную книжку пока можно только с его согласия. А вот после 31 декабря 2020 г. бумажный документ новым сотрудникам заводить не нужно

Важные нюансы:

  • на техническую подготовку к ведению книжек организациям дают год;
  • на информирование работников об изменениях отводят 6 месяцев;
  • новую отчетность СЗВ-ТД вводят с отчета за январь, причем только для случаев приема на работу, увольнения, перевода или подачи работником заявления о выборе формы трудовой книжки.

О нововведениях читайте в системе КонсультантПлюс в обзорах "Электронные трудовые книжки: инструкция по применению" и "Какие формы работодатели будут заполнять в связи с появлением трудовых книжек".

Запрос: ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ ОБЗОР.

Краткий порядок действий приводим в этом материале.

Как взаимодействовать с ПФР

Какие сведения передавать

Что еще планируетсяРаботодатели должны сообщать в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности работников. ПФР будет хранить почти всю информацию, которую сейчас вносят в трудовую книжку. Исключение - записи о поощрениях и образовании.

Направлять данные в фонд нужно в случае:

  • приема сотрудника;
  • постоянного перевода;
  • увольнения;
  • написания им заявления о выборе формата трудовой книжки.

Возможно, подавать сведения также придется при других кадровых изменениях, например при получении работником новой квалификации.

Когда передавать сведения

В 2020 г. направлять информацию нужно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. При подаче сведений в первый раз их придется дополнить данными о трудовой деятельности работника в организации на 1 января 2020 г.

Если к 1 января 2021 г. не появится повод подать сведения, нужно будет не позднее 15 февраля 2021 г. сообщить в ПФР о деятельности работника в организации. То есть к этому моменту у ПФР должны быть сведения обо всех сотрудниках. За год может быть мало случаев их передвижения, поэтому, возможно, вам придется сообщать о большом количестве работников в феврале. Чтобы избежать большой нагрузки в начале 2021 г., лучше передать все сведения в течение 2020 г.

С 2021 г. уведомлять о приеме и увольнении работника понадобится не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Как сообщать информацию

Сведения нужно подавать по форме СЗВ-ТД. Как ее заполнить, читайте в обзоре "Какие формы работодатели будут заполнять в связи с появлением трудовых книжек".

Формировать данные о сотрудниках работодатели смогут одним из способов:

  • с помощью своих программно-технических средств;
  • с использованием электронного сервиса Пенсионного фонда.

Направлять сведения нужно аналогично другой отчетности в ПФР. Так, представлять их требуется в форме электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью. Работодатели, у которых за прошедший месяц числилось меньше 25 сотрудников, могут передавать информацию на бумаге.

Как взаимодействовать с работниками

Не позднее 30 июня 2020 г. нужно уведомить каждого сотрудника о возможности сделать выбор: использовать оба вида книжек или только электронный формат.

Если работник выбрал электронную трудовую книжку

После подачи сотрудником заявления о выборе электронного варианта сведений ему нужно выдать трудовую книжку на руки. С этого момента работодатель не будет отвечать за ее ведение и хранение.

Вместо выписок из трудовой книжки нужно будет предоставлять сведения о трудовой деятельности работника на бумажном носителе или в электронном виде:

  • в период работы - не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника;
  • в день увольнения.

Выдавать данные нужно по форме СТД-Р.

Если работодатель не предоставит сотруднику сведения вовремя, он будет нести такую же ответственность, как за задержку выдачи трудовой книжки.

О том, как предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности, читайте в "Путеводителе по кадровым вопросам" в материале "Сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)". О заполнении формы СТД-Р - в обзоре "Какие формы работодатели будут заполнять в связи с появлением трудовых книжек".

Если работник выбрал бумажную книжку или промолчал

Если работник попросит сохранить бумажный вариант или не сообщит о выборе, придется делать двойную работу: вести трудовую книжку и передавать сведения в ПФР. Право на оба формата сохранится за работником, пока он не сделает выбор в пользу электронного варианта.

Документы:

  • Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ;
  • Федеральный закон от 16.12.2019 N 436-ФЗ.

 

Открыть документы из статьи в вашей системе КонсультантПлюс:


Прочитано 325 раз
Шаблоны Joomla с адаптивным макетом